Formation · Wallonie
Formation IA et productivité
Courriels, réunions, documents, priorités : apprenez à confier à l’IA les tâches qui encombrent vos journées, tout en gardant la main sur ce que vous envoyez, validez et décidez.
À qui s’adresse cette formation ?
Vous recevez beaucoup de courriels, enchaînez les réunions et produisez des notes, des rapports ou des présentations ? Cette formation est faite pour vous. Elle ne part pas d’un outil, mais de votre façon de travailler : on regarde où passe votre temps, puis on choisit les usages de l’IA qui ont du sens pour vous.
Elle concerne en particulier les cadres et responsables d’équipe, les assistants et assistantes de direction, les chefs de projet, les collaborateurs de cabinets comptables ou juridiques, les agents d’administrations et les indépendants qui gèrent seuls leur organisation. Elle peut être suivie en individuel ou en groupe, dans le cadre d’une formation IA en entreprise.
Prérequis
Utiliser couramment une messagerie, un agenda et un traitement de texte. Disposer d’un accès à un assistant d’IA : version gratuite, abonnement personnel ou outil fourni par votre employeur. Idéalement, préparez quelques exemples de courriels, de comptes rendus ou de documents, débarrassés de toute information confidentielle.
Objectifs pédagogiques
- Identifier, dans votre organisation de travail, les tâches où l’IA aide vraiment et celles où elle complique les choses.
- Traiter vos courriels plus sereinement : résumé de longs échanges, brouillons de réponse dans le bon ton, rédaction en plusieurs langues.
- Préparer et exploiter vos réunions : ordre du jour, compte rendu, liste d’actions et suivi.
- Produire et réviser des documents : plan, première version, synthèse d’un long PDF, relecture critique.
- Clarifier vos priorités et découper un projet en étapes réalistes.
- Constituer une bibliothèque personnelle de demandes réutilisables.
- Garder un regard critique : relecture systématique, confidentialité, information des participants avant d’enregistrer une réunion.
Programme indicatif
1. Diagnostic de votre organisation
On part de votre agenda et de votre boîte de réception. Quelles tâches reviennent sans cesse ? Lesquelles demandent du jugement, lesquelles surtout de la mise en forme ? Cette analyse oriente le reste de la formation.
2. Courriels
Résumer un fil de discussion, extraire les demandes et les échéances, rédiger une réponse ferme mais courtoise, adapter le ton à un client mécontent, écrire en néerlandais ou en anglais et contrôler la traduction.
3. Réunions
Préparer un ordre du jour, utiliser la transcription et le résumé proposés par Teams, Google Meet ou Zoom selon vos licences, transformer des notes brutes en compte rendu. Points d’attention : informer les participants, vérifier les décisions et les noms.
4. Documents
Construire un plan, rédiger une première version à partir de vos notes, synthétiser un rapport ou un cahier des charges, comparer deux versions d’un texte, demander une relecture critique plutôt qu’une simple correction.
5. Organisation et priorités
Transformer une liste de tâches en plan d’action, distinguer l’urgent de l’important, découper un projet, préparer un rendez-vous ou un entretien. L’IA sert de partenaire de réflexion, pas de décideur.
6. Votre boîte à outils
Bibliothèque de demandes types, instructions personnalisées, espaces de projet, modèles de documents. Repérer aussi les tâches qui mériteraient une vraie automatisation entre vos logiciels plutôt qu’un copier-coller dans un assistant.
Compétences visées
- Choisir, pour une tâche donnée, s’il vaut mieux la faire soi-même, la confier à l’IA ou combiner les deux.
- Rédiger des demandes efficaces pour les courriels, les comptes rendus et les documents.
- Exploiter les fonctions d’IA intégrées à vos outils de bureautique et de visioconférence.
- Relire efficacement un texte produit par l’IA et repérer ce qui doit être corrigé.
- Entretenir une boîte à outils personnelle et la faire évoluer.
Modalités pratiques
- En entreprise : pour un groupe de collaborateurs, dans vos locaux, partout en Wallonie.
- À distance : en visioconférence, chaque participant travaillant sur son propre poste.
- En individuel : format particulièrement adapté à ce sujet, puisque l’on part de votre propre organisation de travail.
- Durée et tarif : établis sur devis, d’après vos objectifs, votre niveau et le nombre de personnes à former.
- Outils : la formation s’adapte à ce que vous utilisez déjà, qu’il s’agisse de Microsoft 365, de Google Workspace ou d’un assistant indépendant.
- Supports : vous repartez avec votre bibliothèque de demandes et un support récapitulatif.
- Confidentialité : les exemples sont anonymisés ; on apprend à vérifier les réglages de l’outil avant d’y confier des documents de travail.
Questions fréquentes
Vais-je réellement gagner du temps ?
Cela dépend de vos tâches, et nous ne promettons pas de chiffre. Certaines activités s’allègent nettement, comme la mise en forme d’un compte rendu ; d’autres, qui demandent surtout du jugement, gagnent peu. La formation vous apprend justement à faire ce tri et à observer par vous-même ce qui fonctionne.
Peut-on faire enregistrer et résumer nos réunions par l’IA ?
Techniquement oui, avec les fonctions de transcription de Teams, Google Meet ou Zoom, ou des outils spécialisés. Mais une réunion enregistrée contient des données personnelles : il faut informer les participants, choisir un outil conforme aux règles de votre organisation et relire le résumé, qui peut attribuer une phrase à la mauvaise personne ou oublier une nuance importante.
Quelle différence avec la formation ChatGPT ?
La formation ChatGPT part de l’outil et en explore les fonctions. Celle-ci part de vos tâches (courriels, réunions, documents, priorités) et utilise l’assistant que vous avez déjà, y compris les fonctions d’IA intégrées à votre messagerie ou à votre suite bureautique.
Puis-je confier toute ma boîte de réception à un assistant d’IA ?
Certains outils proposent de lire et de trier automatiquement votre messagerie. Avant de connecter un compte professionnel, vérifiez que votre employeur l’autorise et ce que l’éditeur fait des données. En formation, on commence par des usages contrôlés, message par message, avant d’envisager des connexions plus larges.
Je suis indépendant : la formation me convient-elle ?
Oui, en format individuel. On travaille sur votre propre organisation, souvent avec des besoins spécifiques comme les devis, les relances ou la préparation de rendez-vous. Voyez aussi notre page dédiée à la formation IA pour indépendants.
Formations complémentaires
Prompting avancé
Aller au-delà des demandes simples : exemples, contraintes, chaînes de prompts et critères pour juger une réponse.
Microsoft 365 Copilot
Tirer parti de Copilot dans Outlook, Teams, Word et Excel si votre organisation dispose des licences.
Automatisation avec n8n et Make
Quand un copier-coller revient trop souvent, l’automatiser entre vos applications, avec ou sans IA.
Reprenez la main sur vos journées
Dites-nous quelles tâches vous pèsent le plus : nous vous proposons un programme centré sur votre façon de travailler, pour vous seul ou pour votre équipe. Vous préférez en parler de vive voix ? Appelez le +32 479 65 11 78.